La réduction des déchets et la conservation des ressources sont des priorités pour l'Union européenne (UE). Pourtant, le changement vers un bureau sans papier est considéré comme irréaliste par de nombreuses personnes. En effet, selon une enquête réalisée auprès de plus de 3 600 employés de l'UE, 83 % d'entre eux ont confirmé que la notion de bureau sans papier était irréaliste et qu'un moratoire sur l'impression réduirait considérablement leur productivité. Bien que certaines solutions technologiques, telles que les systèmes de gestion des documents, visent à limiter le nombre de pages papier utilisées - et imprimées - elles ne sont pas toujours adaptées à tous les types de budgets et d'applications.

La consommation de papier graphique dans les pays membres a atteint environ 22 377 tonnes métriques en 2019, ce qui montre que le papier ne disparaît pas aussi vite que les écologistes le souhaiteraient. En plus de l'utilisation de ressources naturelles pour le papier, sa fabrication utilise la troisième plus grande quantité d'énergie parmi tous les secteurs de fabrication.

Que cela signifie-t-il ? Bien que la réduction de la consommation de papier dans chaque bureau soit un élément important en matière de conservation et de responsabilité environnementale, cela n'est pas toujours réalisable. Cependant, il y a de nombreux moyens que même les sociétés qui consomment beaucoup de papier peuvent appliquer pour réduire de manière importante la quantité de papier utilisée au cours de leurs activités et contribuer ainsi à une planète plus saine.

Méthodes pratiques pour réduire votre empreinte papier

Il y a plusieurs manières de prendre le contrôle de la consommation de papier sur le lieu de travail, de la réduire et de contribuer à la protection de la planète - ainsi qu'au profil de la responsabilité sociale de votre société. Voici quelques points à prendre en considération :

Quel type de papier est utilisé dans votre bureau ?

Bien qu'il puisse être difficile à certains clients de réduire leur consommation totale de papier, ils peuvent contribuer à la responsabilité environnementale en passant à un autre type de papier. Par exemple, la fabrication de types de papier comme le papier Kraft n'est pas efficace sur le plan énergétique par rapport à l'énergie nécessaire à la fabrication de papier traité au bois. En informant vos clients au sujet de la consommation d'énergie des différents types de papier, vous les aidez à choisir des solutions qui réduisent la consommation d'énergie, même s'ils ne sont pas en mesure de réduire la quantité totale de papier consommée par leur société.

Déterminez le coût réel du papier - puis trouvez des solutions de remplacement

Beaucoup de sociétés utilisent le papier parce que l'on pense que c'est la solution la moins chère pour effectuer le travail de manière efficace sur le plan des coûts et du temps. Cependant, ils n'envisagent probablement pas - ou même ne comprennent pas - le véritable coût du papier.

Bien que les ramettes de papier puissent être à première vue assez peu coûteuses - des ramettes de papier DIN A4 de qualité moyenne se vendent entre 2,58 € et 6,53 € , selon le pays. Cependant, cela ne représente que le début du cycle des coûts. Vous devez aussi occuper un espace de bureau précieux pour y déposer le papier. Les frais de copie, d'impression, d'envoi ou de déchiquetage peuvent dépasser largement les 100 euros. De plus, vous devez prendre en compte les appareils et les consommables nécessaires à la bonne utilisation du papier : photocopieuses, imprimantes, encre et toner, enveloppes, timbres, etc.

Lorsque tout est pris en compte, le remplacement par des actifs numériques afin de réduire au moins une partie de la consommation de papier peut se révéler utile d'un point de vue fiscal.

Pour illustrer la situation, une société de cent employés peut dépenser entre 10 000 et 25 000 euros par an pour la consommation interne de papier et la maintenance de ses équipements. Si l'on prend en compte le nombre de pages imprimées qui sont perdues, jetées ou oubliées, le montant total atteindrait 300 millions d'euros, indique l'Union nationale des médias de l'image et de l'information.

En y réfléchissant, il est simple de contribuer à la protection de notre environnement

La réduction de la consommation de papier est essentielle pour permettre à notre environnement de se relever du déboisement et d'autres dangers. Elle permet aussi aux sociétés de réduire l'impact de la consommation de papier sur leurs budgets, ce qui représente une situation gagnante pour les sociétés et notre planète !